إدارة السجلات الإلكترونية وDEPO
يجب أن يظل المستند جزءاً محكوماً وقابلاً للإثبات من العملية.
إدارة السجلات الإلكترونية ليست مجرد تسجيل للمستند. فهي تربط الاستلام أو الإنشاء والبيانات الوصفية والملفات والمسؤولية ومسار العمل والقرارات والإرسال والاحتفاظ والأرشفة أو الإتلاف.
تجمع ألتاير خبرة العمليات المنظمة وDMS/ECM والتكامل والأتمتة ضمن DEPO.
- الاستلام / الإنشاء
- التسجيل
- التصنيف وإضافة السياق
- المعالجة
- القرار / الإكمال
- الإرسال
- الاحتفاظ
- الأرشفة / الإتلاف
- البيانات الوصفية
- المسؤولية والتدقيق
- الثقة والأمن
المستند والسجل
تعتمد قيمة المستند على بقاء سياقه.
يحدد المصدر والتسجيل والبيانات الوصفية والمسؤولية وسياق الملف والعملية والثقة ودورة الحياة قابلية استخدام المعلومات وقوتها الإثباتية. وتحول إدارة السجلات هذه القواعد إلى تشغيل يومي.
DEPO
إدارة سجلات محكومة ومتصلة بالمؤسسة.
DEPO هو حل ألتاير لإدارة السجلات الإلكترونية ودورة حياة المستند المحكومة. ويربط أنظمة الأعمال وDMS/ECM وقنوات الإدخال والهوية ومسارات العمل والبوابات والتطبيقات المكتبية وخدمات التكامل.
القواعد في التشغيل
يجب أن تصبح القاعدة التنظيمية سلوكاً للنظام.
يجب تمثيل الاستلام والبيانات الإلزامية والمعرفات والمسؤولية وإنشاء الملف والأحداث والإكمال والتوقيع أو الختم والإرسال والاحتفاظ والإتلاف والنقل في نماذج العملية والبيانات والتقنية.
السياق التنظيمي
يجب تمييز المتطلبات قبل تنفيذها.
التنظيم والمعيار التقني ومتطلب العميل وقدرة المنتج فئات مختلفة. وتترجم المتطلبات السارية إلى سلوك قابل للتحقق في النظام؛ ولا تقدم القدرة على أنها شهادة أو اعتماد.
قابلية التدقيق
يجب أن يحفظ سجل المعاملات أدلة ذات معنى.
يجب أن يظل الاستلام وتغيير البيانات والتعيين والإدراج في الملف وتغير الحالة والقرارات والإكمال والإرسال وتغيير الصلاحيات والنقل مرتبطاً بالمستخدم والمستند والعملية والمسؤولية.
خدمات الثقة
الثقة جزء من دورة الحياة كاملة.
تدعم التوقيعات والأختام والطوابع الزمنية الإلكترونية الأصالة والسلامة والثقة طويلة الأجل عندما يظل استخدامها والتحقق منها مرتبطين بحالة المستند والمسؤولية.
تكامل أنظمة الأعمال
إدارة السجلات لا تستبدل نظام الأعمال.
يملك نظام الأعمال السياق التخصصي، بينما يملك DEPO التسجيل الرسمي ودورة حياة السجل. يمنع التكامل إعادة الإدخال ويحفظ السياقين من الإنشاء إلى الإرسال والاحتفاظ.
الترحيل
الانتقال ليس نسخاً للمستندات.
يجب أن تحافظ المستندات والمكونات والبيانات والملفات والعلاقات والإصدارات ومعلومات الاحتفاظ والمسؤوليات وسياق التدقيق واستمرارية دورة الحياة على معناها، لا على عدد الملفات فقط.
الأتمتة المحكومة
لا يلزم أن تكون العملية الإلزامية يدوية بلا داعٍ.
يمكن أتمتة الاستلام والتعبئة المسبقة والتحقق والتوجيه والتعيين والمواعيد والتسليم بين الأنظمة وخطوات مختارة من الإرسال مع بقاء الرقابة والمسؤولية واضحتين.
ذكاء المستندات
يساعد الذكاء الاصطناعي في المعالجة ولا يلغي قواعد التسجيل.
يسرع التصنيف والاستخراج وتحديد النوع واقتراح البيانات وإعداد التوجيه مرحلة الاستلام. ويحافظ التحقق والتسجيل في DEPO على مخرجات الذكاء الاصطناعي داخل العملية المحكومة.
الثقة طويلة الأجل
تستمر دورة الحياة بعد اكتمال العملية.
تبقى السجلات مهمة للتدقيق والرقابة والإثبات القانوني واستمرارية المؤسسة والأغراض الأرشيفية. لذلك تخضع عمليات الاحتفاظ والنقل والإتلاف للحوكمة نفسها التي يخضع لها التداول.