DMS / ECM المؤسسية
المستند ليس ملفاً. إنه معلومات ضمن سياق المؤسسة.
تتحدد قيمة المستند بمصدره وبياناته الوصفية ومسؤوليته وعمليته وصلاحياته وعلاقاته وإصداره الساري وتاريخه ودورة حياته.
تصمم ألتاير DMS/ECM كطبقة معلومات تربط المحتوى بالأشخاص والعمليات والبيانات والأنظمة.
- المحتوى
- البيانات والسياق
- العملية والمسؤولية
- القرار ودورة الحياة
- الأمن
- التكامل
- قابلية التدقيق
البنية التحتية للمعلومات
DMS ليست قرص شبكة ببحث أفضل.
تجمع المعلومات المؤسسية المحكومة المحتوى والبيانات الوصفية والسياق والمسؤولية والصلاحيات والعلاقات والتاريخ ودورة الحياة، فتحفظ المعنى والرقابة بعد الملف نفسه.
سياق المعلومات
السياق يحدد قيمة المستند.
يوضح النوع والمصدر والوحدة والعميل والحالة والمشروع والعقد وحالة العملية والمعتمد والعلاقات والصلاحية والإصدار والتصنيف والاحتفاظ دور المعلومة في التشغيل.
دورة حياة المستند
يجب حوكمة المعلومات من الإنشاء إلى الاحتفاظ طويل الأجل.
ينشأ المستند أو يُستلم ثم يصنف ويعالج ويعتمد ويصبح سجلاً محكوماً ويُحتفظ به ثم يؤرشف أو يُتلف. تدير DMS/ECM الدورة كاملة.
البيانات الوصفية
تمنح البيانات الوصفية المحتوى بنية.
تتيح البيانات الوصفية البحث والتصنيف والأتمتة والتكامل ودعم القرار وإدارة دورة الحياة. يتبع النموذج حاجات المعلومات لا عدد الحقول.
الإصدارات والتعاون
معلومة واحدة وتاريخ واضح للتغييرات.
تبقى نسخ العمل والإصدارات السابقة والمعتمدة مميزة مع المؤلف والوقت وسياق العملية. والهدف إدارة كائن واحد لا نسخ غير منضبطة.
العملية ومسار العمل
تبلغ قيمة المستند ذروتها عندما يواصل سيره في العملية.
قد يبدأ المستند عملية أو مهمة أو اعتماداً أو قراراً ويصبح ناتجاً أو دليلاً. يشكل الاستلام والفحص والتعيين والمعالجة والاعتماد والإرسال والإغلاق تدفقاً محكوماً.
الوصول والمسؤولية
يجب أن يتوافق الوصول مع مسؤولية المستخدم.
تعتمد الصلاحيات على الهيكل والأدوار والمجموعات والحالة والنوع وحالة العملية والتصنيف والمسؤولية. الأمن والتدقيق جزء من نموذج المعلومات.
البحث والوصول إلى المعرفة
لا يكفي تخزين المعلومة؛ يجب العثور عليها في سياقها.
تعثر البيانات الوصفية والنص الكامل والتصنيف والعلاقات والعملية والمالك والتاريخ والمرشحات على المعلومة. ولا يتجاوز البحث الدلالي وQ&A صلاحيات المستخدم.
تكامل المؤسسات
يجب ألا تصبح DMS جزيرة تقنية أخرى.
تستخدم ERP وCRM وأنظمة الأعمال وإدارة السجلات والبوابات والهوية وقواعد البيانات والتطبيقات المكتبية والذكاء الاصطناعي المحتوى المحكوم مركزياً بلا نسخ مكررة.
DMS وإدارة السجلات
تعالج DMS وإدارة السجلات احتياجات مترابطة لكنها مختلفة.
تدعم DMS/ECM المحتوى والتعاون ومسارات العمل؛ ويغطي DEPO أو eSSL التسجيل الرسمي ودورة السجلات المنظمة. تمنع المسؤوليات الواضحة الازدواجية.
ذكاء المستندات
توفر DMS للذكاء الاصطناعي سياقاً موثوقاً.
تعرف DMS الإصدار الساري والبيانات والصلاحيات والعلاقات والعملية وسجل التدقيق. ويمكن للذكاء الاصطناعي التصنيف والاستخراج والتلخيص وإعادة نتيجة متحقق منها إلى مسار العمل.
السجلات والاحتفاظ
لا يبقى كل مستند مستند عمل إلى الأبد.
قد يصبح المستند المكتمل سجلاً محمياً من التغيير ومحفوظاً مع سياقه. ويتبع الاحتفاظ والأرشفة والإتلاف احتياجات المؤسسة والقواعد السارية.
الترحيل والتحديث
ترحيل DMS ليس نسخاً للملفات.
يجب أن تحافظ المستندات والبيانات والإصدارات والبنى والعلاقات والحقوق والملكية والعملية والتاريخ على معناها. ويقيس التحليل والمواءمة والتحويل والنقل والرقابة والتحقق قابلية الاستخدام.
التوسع والتوافر
DMS جزء من التشغيل اليومي للمؤسسة.
يجب أن تتناسب الإتاحة والأداء والنمو والفهرسة والاستعادة والمراقبة والاعتماديات والترقيات والتشخيص مع أهمية العمليات دون افتراض اتفاقية SLA محددة.
حوكمة المعلومات
حوكمة المستندات جزء من حوكمة معلومات المؤسسة.
يحول التصنيف والملكية والصلاحيات ودورة الحياة والاحتفاظ والقواعد والتدقيق والتكامل والأمن حوكمة المعلومات إلى سلوك تشغيلي.
الخلاصة
يجب أن تدير DMS المعلومات، لا المستندات وحدها.
يجب أن تعرف المؤسسة معنى المعلومة ومالكها ومن يحق له استخدامها والعملية المرتبطة بها والإصدار الساري وعلاقاتها والخطوة التالية.