ELEKTRONICKÁ SPRÁVA REGISTRATÚRY & DEPO
Dokument musí zostať riadenou a preukázateľnou súčasťou procesu.
Elektronická správa registratúry nie je iba evidencia dokumentu. Prepája prijatie alebo vytvorenie, metadáta, spisy, zodpovednosť, workflow, rozhodnutia, odoslanie, uchovávanie a vyradenie.
ALTAIR spája znalosť regulovaných dokumentových procesov, DMS/ECM, integrácie a automatizácie v riešení DEPO.
- Prijať / Vytvoriť
- Evidovať
- Klasifikovať a doplniť kontext
- Spracovať
- Rozhodnúť / Uzavrieť
- Odoslať
- Uchovať
- Archivovať / Vyradiť
- Metadáta
- Zodpovednosť & audit
- Dôvera & bezpečnosť
DOKUMENT A ZÁZNAM
Hodnota dokumentu závisí od zachovaného kontextu.
Pôvod, evidencia, metadáta, zodpovednosť, spisový a procesný kontext, dôvera a životný cyklus určujú použiteľnosť a preukázateľnosť informácie. Správa registratúry prenáša tieto pravidlá do každodennej prevádzky.
DEPO
Riadená správa registratúry prepojená s organizáciou.
DEPO je riešenie ALTAIR pre elektronickú správu registratúry a riadený životný cyklus dokumentov. Prepája agendové systémy, DMS/ECM, vstupné kanály, identity, workflow, portály, kancelárske aplikácie a integračné služby.
PRAVIDLÁ V PREVÁDZKE
Legislatívne pravidlo musí byť súčasťou správania systému.
Príjem, povinné metadáta, identifikátory, zodpovednosť, tvorba spisu, udalosti, vybavenie, podpisovanie či pečatenie, odoslanie, retencia a vyradenie musia mať procesný, dátový a technický model.
REGULAČNÝ KONTEXT
Požiadavky treba rozlíšiť pred implementáciou.
Regulácia, technické štandardy, požiadavky zákazníka a schopnosti produktu sú odlišné. Použiteľný rámec sa mení na overiteľné správanie riešenia; schopnosť nie je certifikácia ani atestácia.
AUDITOVATEĽNOSŤ
Transakčný protokol musí uchovať zmysluplné dôkazy.
Príjem, zmeny metadát, pridelenie, vloženie do spisu, stavy, rozhodnutia, vybavenie, odoslanie, oprávnenia a export zostávajú prepojené s používateľom, dokumentom, procesom a zodpovednosťou.
SLUŽBY DÔVERY
Dôvera patrí do celého životného cyklu.
Elektronické podpisy, pečate a časové pečiatky podporujú autenticitu, integritu a dlhodobú dôveru, keď sú ich použitie a overenie spojené so stavom dokumentu a zodpovednosťou.
INTEGRÁCIA AGENDY
Správa registratúry nemá nahrádzať agendový systém.
Agendový systém vlastní odborný kontext; DEPO formálnu evidenciu a životný cyklus. Integrácia odstraňuje dvojité zadávanie a zachováva oba kontexty od vzniku po odoslanie a uloženie.
MIGRÁCIA
Prechod na nový systém nie je kopírovanie dokumentov.
Dokumenty, komponenty, metadáta, spisy, väzby, verzie, retenčné údaje, zodpovednosti, audit a kontinuita životného cyklu si musia zachovať význam, nielen počet súborov.
RIADENÁ AUTOMATIZÁCIA
Povinný proces nemusí byť zbytočne manuálny.
Príjem, predvyplnenie metadát, validáciu, smerovanie, pridelenie, lehoty, odovzdania a vybrané kroky odoslania možno automatizovať so zachovanou kontrolou a zodpovednosťou.
DOCUMENT AI
AI môže dokument spracovať, no nemôže odstrániť pravidlá evidencie.
Klasifikácia, extrakcia, určenie typu, návrhy metadát a príprava smerovania skracujú príjem. Validácia a evidencia v DEPO držia výstup AI v riadenom procese.
DLHODOBÁ DÔVERA
Životný cyklus pokračuje aj po vybavení.
Záznamy zostávajú dôležité pre audit, kontrolu, právnu preukázateľnosť, kontinuitu a archívne účely. Správa registratúry preto riadi uchovanie, prenos a vyradenie rovnako ako obeh.