ЕЛЕКТРОННЕ КЕРУВАННЯ ЗАПИСАМИ ТА DEPO
Документ має залишатися керованою та доказовою частиною процесу.
Електронне керування записами — це більше, ніж реєстрація документа. Воно поєднує отримання чи створення, метадані, справи, відповідальність, workflow, рішення, відправлення, зберігання та вилучення.
ALTAIR поєднує регульовані документні процеси, DMS/ECM, інтеграцію й автоматизацію в DEPO.
- Отримати / Створити
- Зареєструвати
- Класифікувати й додати контекст
- Опрацювати
- Вирішити / Завершити
- Відправити
- Зберігати
- Архівувати / Вилучити
- Метадані
- Відповідальність і аудит
- Довіра й безпека
ДОКУМЕНТ І ЗАПИС
Цінність документа залежить від збереженого контексту.
Походження, реєстрація, метадані, відповідальність, контекст справи й процесу, довіра та життєвий цикл визначають придатність і доказовість інформації. Керування записами втілює ці правила у щоденній роботі.
DEPO
Керування записами, повʼязане з організацією.
DEPO — рішення ALTAIR для електронного керування записами та контрольованого життєвого циклу документів. Воно поєднує предметні системи, DMS/ECM, вхідні канали, ідентифікацію, workflow, портали, офісні застосунки та інтеграційні сервіси.
ПРАВИЛА В ЕКСПЛУАТАЦІЇ
Нормативне правило має стати поведінкою системи.
Отримання, обовʼязкові метадані, ідентифікатори, відповідальність, формування справи, події, завершення, підпис або печатка, відправлення, зберігання, вилучення й передавання мають бути закладені у процесну, інформаційну й технічну моделі.
НОРМАТИВНИЙ КОНТЕКСТ
Вимоги слід розрізнити до реалізації.
Регулювання, технічний стандарт, вимога замовника та спроможність продукту — різні категорії. Застосовні вимоги перетворюються на перевірювану поведінку системи; спроможність не подається як сертифікація чи атестація.
АУДИТОВАНІСТЬ
Журнал операцій має зберігати змістовні докази.
Отримання, зміни метаданих, призначення, включення до справи, зміни стану, рішення, завершення, відправлення, зміни дозволів і передавання мають залишатися повʼязаними з користувачем, документом, процесом і відповідальністю.
ДОВІРЧІ ПОСЛУГИ
Довіра належить усьому життєвому циклу.
Електронні підписи, печатки та позначки часу підтримують автентичність, цілісність і довгострокову довіру, коли їх застосування та перевірка повʼязані зі станом документа й відповідальністю.
ІНТЕГРАЦІЯ ПРЕДМЕТНИХ СИСТЕМ
Керування записами не має замінювати предметну систему.
Предметна система зберігає фаховий контекст, а DEPO — формальну реєстрацію та життєвий цикл запису. Інтеграція усуває повторне введення й зберігає обидва контексти від створення до відправлення та зберігання.
МІГРАЦІЯ
Перехід — це не копіювання документів.
Документи, компоненти, метадані, справи, звʼязки, версії, строки зберігання, відповідальність, контекст аудиту й безперервність життєвого циклу мають зберегти зміст, а не лише кількість файлів.
КЕРОВАНА АВТОМАТИЗАЦІЯ
Обовʼязковий процес не має бути зайво ручним.
Приймання, попереднє заповнення метаданих, перевірку, маршрутизацію, призначення, строки, передавання до систем і окремі кроки відправлення можна автоматизувати зі збереженням контролю та відповідальності.
DOCUMENT AI
ШІ допомагає опрацювати документ, але не скасовує правил обліку.
Класифікація, видобування, визначення типу, пропозиції метаданих і підготовка маршруту скорочують приймання. Перевірка та реєстрація в DEPO утримують результат ШІ в керованому процесі.
ДОВГОСТРОКОВА ДОВІРА
Життєвий цикл триває після завершення процесу.
Записи залишаються потрібними для аудиту, контролю, юридичного доказу, організаційної безперервності й архівних цілей. Тому зберігання, передавання та вилучення контролюються так само, як обіг.