ELEKTRONISCHE AKTENVERWALTUNG & DEPO
Ein Dokument muss gesteuerter und nachweisbarer Teil des Prozesses bleiben.
Elektronische Aktenverwaltung ist mehr als Dokumentenregistrierung. Sie verbindet Eingang oder Erstellung, Metadaten, Vorgänge, Verantwortung, Workflow, Entscheidungen, Versand, Aufbewahrung und Aussonderung.
ALTAIR verbindet geregelte Dokumentenprozesse, DMS/ECM, Integration und Automatisierung mit DEPO.
- Empfangen / Erstellen
- Registrieren
- Klassifizieren & Kontext
- Bearbeiten
- Entscheiden / Abschließen
- Versenden
- Aufbewahren
- Archivieren / Aussondern
- Metadaten
- Verantwortung & Audit
- Vertrauen & Sicherheit
DOKUMENT & AKTE
Dokumentwert beruht auf erhaltenem Kontext.
Herkunft, Registrierung, Metadaten, Verantwortung, Vorgangs- und Prozesskontext, Vertrauen und Lebenszyklus bestimmen Nutzbarkeit und Beweiskraft. Aktenverwaltung überführt diese Regeln in den Alltag.
DEPO
Gesteuerte Aktenverwaltung, verbunden mit der Organisation.
DEPO ist ALTAIRs Lösung für elektronische Aktenverwaltung und einen gesteuerten Dokumentenlebenszyklus. Sie verbindet Fachverfahren, DMS/ECM, Eingangskanäle, Identitäten, Workflows, Portale, Office-Anwendungen und Integrationsdienste.
REGELN IM BETRIEB
Regeln müssen zum Systemverhalten werden.
Eingang, Pflichtmetadaten, Kennungen, Verantwortung, Vorgänge, Ereignisse, Abschluss, Signatur oder Siegel, Versand, Aufbewahrung, Aussonderung und Übergabe benötigen Prozess-, Daten- und Technikmodelle.
REGULATORISCHER KONTEXT
Anforderungen sind vor der Umsetzung einzuordnen.
Regulierung, technische Standards, Kundenanforderungen und Produktfähigkeiten sind verschieden. Der geltende Rahmen wird in prüfbares Systemverhalten übersetzt; eine Fähigkeit ist keine Zertifizierung oder Attestierung.
AUDITIERBARKEIT
Das Transaktionsprotokoll muss belastbare Nachweise erhalten.
Eingang, Metadatenänderungen, Zuweisung, Aktenzuordnung, Status, Entscheidungen, Abschluss, Versand, Rechteänderungen und Export bleiben mit Nutzer, Dokument, Prozess und Verantwortung verknüpft.
VERTRAUENSDIENSTE
Vertrauen gehört in den gesamten Lebenszyklus.
Elektronische Signaturen, Siegel und Zeitstempel unterstützen Authentizität, Integrität und langfristiges Vertrauen, wenn Einsatz und Prüfung mit Dokumentstatus und Verantwortung verbunden bleiben.
FACHVERFAHRENSINTEGRATION
Aktenverwaltung ersetzt kein Fachverfahren.
Das Fachverfahren hält den fachlichen Kontext, DEPO den formellen Nachweis und Lebenszyklus. Integration vermeidet Doppelerfassung und erhält beide Kontexte von der Erstellung bis Versand und Aufbewahrung.
MIGRATION
Migration ist nicht das Kopieren von Dokumenten.
Dokumente, Komponenten, Metadaten, Akten, Beziehungen, Versionen, Aufbewahrungsdaten, Verantwortung, Auditkontext und Lebenszyklus müssen ihre Bedeutung behalten, nicht nur ihre Anzahl.
GESTEUERTE AUTOMATISIERUNG
Ein Pflichtprozess muss nicht unnötig manuell sein.
Eingang, Vorbelegung, Validierung, Routing, Zuweisung, Fristen, Systemübergaben und ausgewählte Versandschritte lassen sich mit klarer Kontrolle und Verantwortung automatisieren.
DOCUMENT AI
KI kann Dokumente verarbeiten, aber keine Registrierungsregeln aufheben.
Klassifizierung, Extraktion, Typerkennung, Metadatenvorschläge und Routingvorbereitung verkürzen den Eingang. Validierung und DEPO-Registrierung halten KI-Ergebnisse im gesteuerten Prozess.
LANGFRISTIGES VERTRAUEN
Der Lebenszyklus endet nicht mit dem Prozess.
Akten bleiben für Audit, Kontrolle, rechtliche Nachweise, organisatorische Kontinuität und Archivzwecke relevant. Aufbewahrung, Übergabe und Aussonderung werden daher ebenso gesteuert wie der Umlauf.