ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA & DEPO
Dokument musí zůstat řízenou a průkaznou součástí procesu.
Elektronická spisová služba není jen evidence dokumentu. Propojuje příjem či vznik, metadata, spisy, odpovědnost, workflow, rozhodnutí, doručení a vypravení, skartační režim i archivaci nebo výběr ke zničení.
ALTAIR spojuje znalost regulovaných dokumentových procesů, DMS/ECM, integrace a automatizace v řešení DEPO.
- Přijmout / Vytvořit
- Evidovat
- Zatřídit a doplnit kontext
- Vyřídit
- Rozhodnout / Uzavřít
- Doručit / Vypravit
- Uchovat
- Archivovat / Vyřadit
- Metadata
- Odpovědnost & audit
- Důvěra & bezpečnost
DOKUMENT A SPIS
Hodnota dokumentu závisí na zachovaném kontextu.
Původ, evidence, metadata, odpovědnost, vazba na spis, procesní historie, důvěryhodnost a životní cyklus určují, zda informace zůstane použitelná a průkazná. Spisová služba převádí tato pravidla do každodenního provozu organizace.
DEPO
Řízená spisová služba propojená s organizací.
DEPO je řešení ALTAIR pro elektronickou spisovou službu a řízený životní cyklus dokumentů. Propojuje agendové systémy, DMS/ECM, datové schránky a další vstupní kanály, identity, workflow, portály, kancelářské aplikace a integrační či automatizační služby.
PRAVIDLA V PROVOZU
Legislativní pravidlo musí být součástí chování systému.
Příjem, povinná metadata, identifikátory, odpovědnost, tvorba spisu, zaznamenané události, vyřízení, podepisování či pečetění, vypravení, skartační režim a předávání musí mít procesní, datový a technický model—nestačí je popsat ve směrnici.
REGULAČNÍ KONTEXT
Požadavky je nutné správně rozlišit.
Zákon č. 499/2004 Sb., vyhláška č. 259/2012 Sb., Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, eIDAS a aktuálně použitelný rámec atestací eSSL vytvářejí různé typy požadavků. ALTAIR je převádí do ověřitelného chování konkrétního řešení; schopnost produktu není vydávána za certifikaci či atestaci.
AUDITOVATELNOST
Transakční protokol musí uchovat smysluplné důkazy.
Příjem, změny metadat, přidělení, vložení do spisu, změny stavů, rozhodnutí, vyřízení, vypravení, změny oprávnění a přenos či export musí zůstat propojené s uživatelem, dokumentem, procesem a odpovědností.
SLUŽBY VYTVÁŘEJÍCÍ DŮVĚRU
Důvěra patří do celého životního cyklu.
Elektronické podpisy, pečetě a časová razítka podporují autenticitu, integritu a dlouhodobou důvěryhodnost tehdy, když jejich použití, ověření a důkazy zůstávají spojeny se stavem dokumentu a procesní odpovědností.
INTEGRACE AGEND
Spisová služba nemá nahrazovat agendový systém.
Agendový systém vlastní odborný kontext procesu; DEPO nebo eSSL zajišťuje formální evidenci a životní cyklus dokumentu. Integrace odstraňuje dvojí zadávání a zachovává oba kontexty od vzniku dokumentu přes proces a výsledek až po vypravení a uložení.
MIGRACE
Přechod na novou spisovou službu není kopírování dokumentů.
Dokumenty, komponenty, metadata, spisy, vazby, verze, skartační informace, odpovědnosti, auditní kontext a kontinuita životního cyklu si musí zachovat význam—nikoli pouze počet souborů.
ŘÍZENÁ AUTOMATIZACE
Povinný proces nemusí být zbytečně manuální.
Příjem, předvyplnění metadat, validaci, směrování, přidělení, lhůty, předání agendovým systémům, návazné úlohy a vybrané kroky vypravení lze automatizovat při zachování požadované kontroly a odpovědnosti.
DOCUMENT AI
AI může pomoci dokument zpracovat. Nemůže odstranit pravidla jeho evidence.
Klasifikace, extrakce, rozpoznání typu, návrhy metadat a příprava směrování mohou zkrátit příjem. Validace a evidence v DEPO udržují výstup AI v řízeném procesu, než naváže automatizace nebo člověk.
DLOUHODOBÁ DŮVĚRA
Životní cyklus pokračuje i po vyřízení.
Záznamy zůstávají důležité pro audit, kontrolu, právní průkaznost, kontinuitu organizace a archivní účely. eSSL proto řídí uložení, předání a vyřazení stejně důsledně jako oběh.